Hoe werkt GDP

De software van General Data Protection bestaat uit een serie vragenlijsten die alle verplichtingen van de AVG toetst. U hoeft alleen met JA of Nee te antwoorden. Afhankelijk van de JA of NEE antwoorden moeten er procedures worden doorlopen en acties worden uitgevoerd. Dit kunnen daadwerkelijke handelingen zijn die door u verricht dienen te worden. Het kunnen ook vragen zijn aan derden of uploads van documenten enzovoort. De procedures zorgen er voor dat het bedrijf aan de AVG voldoet.

Als alle vragen en bijbehorende procedures zijn doorlopen en eventuele acties zijn uitgevoerd is er een resultaat. Het resultaat laat de score per onderdeel zien. Als de score op elke onderdeel voldoende is, wordt aan de AVG voldaan. De score kan hoger zijn (goed, zeer goed bijvoorbeeld), maar dat is niet vereist. Voldoende geeft aan dat het bedrijf voldoet.

Het beheers-gedeelte van het programma zorgt dat de toetsen op tijd en volgens een vaste frequentie wordt uitgevoerd. Dit binnen een vooraf vastgestelde periode en alleen door de bevoegde personen. Hierdoor wordt zichtbaar wie de toets heeft uitgevoerd en met welk resultaat. De resultaten worden vastgelegd zodat het traject zichtbaar is. Het beheers-gedeelte verzorgt de opbouw en mutaties van registers zoals intake, verwerkings- en datalek registers, doet meldingen aan klanten en hanteert tijdklokken voor tijdsgevoelige processen.

Er is geen specifieke kennis van de AVG nodig omdat deze is verwerkt in de software. Ter verduidelijking is bij de vragen extra informatie toegevoegd.

De eindresultaten kunnen door het bedrijf zelf worden beoordeeld. Het is raadzaam om het een Functionaris Gegevensbescherming of een of adviseur met een gelijk kennisniveau de resultaten te laten beoordelen.